Visit Japan Web: de fouten die reizigers maken, en hoe iVisa kan helpen

Visit Japan Web is Japans officiële, gratis online dienst voor het indienen van immigratie- en douane-informatie voordat je aankomt. Het is optioneel, en papieren formulieren worden nog steeds geaccepteerd.

Het is te doen als je je prettig voelt bij online formulieren, maar sommige details zijn makkelijk te missen, vooral bij het registreren van gezinsleden of het invoeren van je beoogde verblijfsduur. Reizigers zijn in Japan aangekomen in de veronderstelling dat alles compleet was, om er vervolgens achter te komen dat ze een QR-code misten of informatie moesten corrigeren.

Dit zijn de meest voorkomende fouten met Visit Japan Web, hoe je ze voorkomt, en waar iVisa het proces makkelijker kan maken.

Fout 1: Ervan uitgaan dat één QR-code je hele gezin dekt

Bij Visit Japan Web kun je meereizende gezinsleden aan je account toevoegen. Dat kan de indruk wekken dat het toevoegen van je partner, kind of ander gezinslid betekent dat ze gedekt zijn door jouw registratie.

Dat zijn ze niet automatisch.

Japans immigratiedienst zegt dat meereizende gezinsleden hun gegevens afzonderlijk moeten invoeren, met een QR-code voor elke persoon. Dus terwijl één account meerdere reizigers kan bevatten, heeft elke persoon nog steeds zijn eigen QR-code nodig.

En reizigers worden hierdoor wel degelijk verrast.

Een reiziger die Visit Japan Web voor aankomst op Narita had voltooid, beschreef wat er gebeurde, en zei dat hij niet had beseft dat het toevoegen van een gezinslid niet genoeg was:

“Ik had het van tevoren voor onze reis al gedaan, maar besefte niet dat je nog steeds een aparte aangifte moest doen (en een aparte QR-code moest genereren) nadat je elk gezinslid had toegevoegd.”

Hij had zijn bejaarde vader toegevoegd als meereizend gezinslid. De reiziger kwam zonder problemen door, maar zijn vader had geen eigen voltooide QR-code en moest in plaats daarvan een papieren formulier invullen. Een luchthavenmedewerker hielp hem, omdat de reiziger al doorgelopen was en niet meer terug mocht.

Een andere reiziger had een vergelijkbare ervaring op Kansai Airport. Ze stelden hun reis in, voegden gezinsleden toe, voltooiden de aangiftes, kregen een QR-code, en dachten dat ze klaar waren:

“Ik maakte er een screenshot van en dacht dat ik helemaal klaar was.”

Pas op de luchthaven realiseerden ze zich dat elke reiziger zijn eigen QR-code nodig had. Hun advies achteraf was simpel:

“Maak 1 QR-code per persoon voordat je aan je reis begint.”

Beide verhalen komen overeen met de eigen richtlijnen van de overheid: je kunt meereizende gezinsleden beheren via Visit Japan Web, maar elke reiziger heeft nog steeds zijn eigen ingevulde gegevens en eigen QR-code nodig.

Hoe je dit voorkomt: Stop niet zodra je ieders naam op je account ziet staan. Open de gegevens van elke reiziger apart, vul hun aankomstinformatie in, en zorg dat iedereen zijn eigen QR-code heeft.

De oplossing van iVisa: Vraag samen voor je groep aan met onze Aankomstkaart voor Japan. Je kunt je hele groep, inclusief minderjarigen, in één aanvraag opnemen, zodat degene die de reis organiseert ons ieders gegevens samen geeft in plaats van het aankomstproces van elke reiziger apart te beheren.

Fout 2: Je visumgeldigheid invullen in plaats van je werkelijke verblijfsduur

Dit is er een waar de Japanse overheid specifiek voor waarschuwt. Japans immigratiedienst noemt onjuiste invoer van de verblijfsduur een veelgemaakte fout.

Het lastige is het verschil tussen hoelang je mag blijven en hoelang je daadwerkelijk van plan bent te blijven. Stel dat je paspoort je toestaat tot 90 dagen zonder visum in Japan te verblijven, maar je reis duurt maar 12 dagen. Je beoogde verblijfsduur is 12 dagen, niet 90.

Hetzelfde geldt als je met een visum reist. De geldigheid van je visum en de duur van deze specifieke reis zijn niet noodzakelijk hetzelfde. Voor kortdurende bezoeken zoals toerisme, zaken of familiebezoek, zegt de immigratiedienst dat het getal dat je invult 90 dagen of minder moet zijn.

Hoe je dit voorkomt: Vul het aantal dagen in dat je daadwerkelijk in Japan bent, niet het maximum dat je paspoort of visum toestaat.

De oplossing van iVisa: Je aanvraag krijgt een echte, menselijke controle. We nemen niet zomaar over wat je invult en sturen het ongecontroleerd door, iemand van ons team checkt je gegevens op ontbrekende of inconsistente informatie voordat je aankomstinformatie wordt opgesteld. Die extra controle is vooral belangrijk bij velden zoals beoogde verblijfsduur, waar een getal dat er geldig uitziet niet automatisch betekent dat je de vraag correct hebt beantwoord.

Fout 3: Vastlopen zonder te weten wat er nog ontbreekt

Een van de frustrerende dingen aan elk overheidsformulier is een punt bereiken waarop iets niet klopt en je niet weet wat je gemist hebt.

Bij Visit Japan Web komt dit het meest voor als je meer dan één reiziger beheert. Iemand aan je account toevoegen betekent niet automatisch dat al hun aankomstinformatie compleet is. Hun naam kan onder jouw account verschijnen terwijl er nog stappen te voltooien zijn, precies wat er gebeurde in het geval van de reiziger op Narita hierboven: zijn vader was toegevoegd als meereizend gezinslid, maar zijn aparte aangifte en QR-code waren nog niet daadwerkelijk voltooid.

Hoe je dit voorkomt: Controleer voor je reist elke persoon apart en bevestig dat hun vereiste aankomstinformatie compleet is en hun QR-code klaar is.

De oplossing van iVisa: Je kunt een echt persoon om hulp vragen. Live klantenondersteuning is beschikbaar als je niet zeker weet welke informatie je moet geven, een vraag hebt over je aanvraag, of hulp nodig hebt om te begrijpen wat er daarna gebeurt, in plaats van het proces alleen te moeten uitzoeken.

Fout 4: Denken dat Visit Japan Web verplicht is

Dit is geen fout binnen het formulier, maar het is misschien het grootste misverstand over Visit Japan Web.

Je hoeft het niet te gebruiken. Japan vereist dat reizigers de toepasselijke immigratie- en douaneprocedures voltooien; Visit Japan Web is het digitale platform van de overheid om die informatie voor te bereiden voordat je aankomt. Het is officieel, en het is gratis, maar papieren formulieren worden nog steeds geaccepteerd. Je hoeft niemand te betalen alleen omdat je naar Japan reist, en je hoeft geen Visit Japan Web-account aan te maken als je liever een andere route neemt.

Hoe je dit voorkomt: Weet waar je eigenlijk tussen kiest. Visit Japan Web is de gratis overheidsoptie, geen verplicht betaald reisdocument.

De oplossing van iVisa: Je kunt het zelf beheren van het Visit Japan Web-account overslaan. Kies onze betaalde dienst en je voltooit de iVisa-aanvraag in plaats van het overheidsaccount aan te maken en te beheren. Dat is het echte verschil: Visit Japan Web is de gratis doe-het-zelfroute, en iVisa is een optionele, begeleide route. Wij zijn een particulier reisdocumentenbedrijf, niet de Japanse overheid, en de Japanse overheid rekent geen vergoeding voor Visit Japan Web.

Hoe werkt Visit Japan Web?

Als je besluit Visit Japan Web zelf te gebruiken, ziet het proces er zo uit:

1. Maak je Visit Japan Web-account aan. Je hebt een e-mailadres en een wachtwoord nodig dat voldoet aan de beveiligingseisen van Visit Japan Web, en je moet je e-mailadres verifiëren voordat je verdergaat.
2. Voeg je reizigersgegevens toe. Vul je persoonlijke gegevens en paspoortgegevens in. Als je met familie reist, kun je hen onder hetzelfde account toevoegen, maar onthoud het onderscheid uit fout één: elke reiziger heeft nog steeds zijn eigen aankomstinformatie nodig, apart ingevuld.
3. Registreer je reis. Vul je geplande aankomstgegevens in, je verblijfplaats, en je beoogde verblijfsduur, de werkelijke duur van je reis, niet het maximum dat je mag blijven.
4. Vul je immigratie- en douane-informatie in. Japan gebruikt sinds 2024 een verenigde QR-code voor immigratie en douane, dus elke reiziger toont één code voor beide procedures in plaats van twee. Elke reiziger, kinderen inbegrepen, heeft nog steeds zijn eigen QR-code nodig. Visit Japan Web kan ook de registratie voor tax-free shoppen verwerken, wat optioneel is, geen onderdeel is van je inreisvereisten, en met een eigen aparte QR-code komt.
5. Maak je QR-code klaar. Zodra je informatie compleet is, kun je je QR-code tonen voor aankomst. Als je met familie reist, controleer dan elke persoon apart voordat je vertrekt, en sla je QR-code ergens gemakkelijk toegankelijk op zodat je niet afhankelijk bent van luchthaven-wifi op het moment dat je landt.

Wat doet iVisa anders?

Visit Japan Web werkt goed als je je prettig voelt bij het zelf afhandelen van het proces, en het is gratis. iVisa is voor reizigers die liever hulp hebben.

In plaats van te beginnen met een Visit Japan Web-account, voltooi je onze begeleide aanvraag voor de Aankomstkaart voor Japan, en de service rondom die aanvraag is waar het verschil zichtbaar wordt:

• Reis je samen? Neem je groep, inclusief minderjarigen, op in één aanvraag.
• Bang voor fouten? Een echt persoon controleert de informatie die je geeft om alles wat ontbreekt of niet klopt op te sporen.
• Heb je een vraag? Live klantenondersteuning is beschikbaar als je onderweg hulp nodig hebt.
• Geen zin in nog een account om te beheren? Je hoeft zelf geen Visit Japan Web-account aan te maken of te beheren.

Onze dienst brengt een aparte iVisa-servicekosten met zich mee, en je ziet de kosten voordat je je aanvraag voltooit.

Moet je Visit Japan Web gebruiken om Japan binnen te komen?

Nee. Visit Japan Web is optioneel.

Je moet nog steeds de toepasselijke immigratie- en douaneprocedures voltooien, maar niet per se via Visit Japan Web. Japans immigratiedienst voorziet in het papieren inreisformulier voor buitenlandse onderdanen, en de Japanse douane accepteert nog steeds papieren douaneaangiftes. De online route kan de aankomst soepeler maken, maar het gebruik van Visit Japan Web is geen voorwaarde om Japan binnen te komen. Je kunt de online dienst van de overheid gratis gebruiken, de papieren formulieren gebruiken, of kiezen voor een betaalde ondersteuningsdienst zoals iVisa.

Is Visit Japan Web gratis?

Ja. De Japanse overheid rekent geen vergoeding voor het aanmaken van een Visit Japan Web-account of het indienen van je informatie erdoorheen.

Als je een particulier bedrijf betaalt voor hulp, betaal je voor de dienst van dat bedrijf, niet voor een vergoeding van de Japanse overheid, en dat geldt ook voor ons. Onze Aankomstkaart voor Japan is een optionele betaalde ondersteuningsdienst: je betaalt voor de hulp rondom het proces, niet voor toegang tot het overheidsformulier zelf. Wij maken geen deel uit van de Japanse overheid, en je kunt Visit Japan Web altijd zelf gratis gebruiken.

Moet je Visit Japan Web of iVisa gebruiken?

Dat hangt af van hoe je het proces wilt aanpakken.

Visit Japan Web, als je je prettig voelt bij het zelf regelen en de gratis overheidsoptie wilt:

• Gratis overheidsroute
• Je regelt het proces zelf
• Je maakt en beheert je eigen Visit Japan Web-account
• Je vult de vereiste informatie in voor elke meereizende reiziger
• Je zorgt dat elke reiziger de QR-code heeft die hij nodig heeft

iVisa, als je liever hulp hebt:

• Betaalde ondersteuningsdienst
• Begeleide aanvraag
• Groepsaanvragen, inclusief minderjarigen
• Menselijke controle
• Live klantenondersteuning
• Geen Visit Japan Web-account om te beheren

Hoe dan ook, je betaalt niet voor een Japans overheidsformulier dat anders geld zou kosten, je betaalt (of niet) voor de dienst die eromheen is gebouwd.

Heb je nog steeds een Japan-visum nodig?

Je visumvereisten en de aankomstprocedures zijn twee verschillende dingen. Nieuw binnenkomende buitenlandse onderdanen vullen het inreisformulier voor buitenlandse onderdanen in (opnieuw binnenkomende reizigers en terugkerende ingezetenen zijn vrijgesteld), elke passagier vult een douaneaangifte in, en de noodzaak van een visum wordt bepaald door verschillende factoren, van nationaliteit tot woonplaats.

Japan laat onderdanen van veel landen en regio’s visumvrij reizen voor in aanmerking komende korte verblijven. Andere reizigers hebben een visum nodig voordat ze reizen, en visumvrij zijn betekent niet dat je de toepasselijke immigratie- en douaneprocedures bij aankomst kunt overslaan. Afhankelijk van je paspoort kan je reis visumvrije toegang plus aankomstprocedures betekenen, of een Japan-visum plus aankomstprocedures. Bekijk onze pagina met Japan-reisdocumenten om te zien wat voor jou van toepassing is.

Voordat je vliegt

Als je Visit Japan Web zelf gebruikt, controleer dan drie dingen voordat je vertrekt:

1. Controleer elke reiziger. Iemand aan je account toevoegen betekent niet dat al zijn aankomstinformatie compleet is.
2. Controleer elke QR-code. Elke meereizende reiziger heeft zijn eigen code nodig.
3. Controleer je verblijfsduur. Vul in hoelang je daadwerkelijk blijft, niet de maximale periode die je mag blijven.

Visit Japan Web is optioneel en gratis. Als je je prettig voelt bij het zelf beheren van het proces, staat de overheidsroute voor je klaar. Als je liever hulp hebt, komt onze Aankomstkaart voor Japan met ingebouwde menselijke controle en live ondersteuning.